Главная Онкомаркер

Тайм-менеджмент: как научиться управлять своим временем? Управление временем: структура и оперативное планирование деятельности.

Время – это наш самый ценный ресурс. Однако большинство людей не умеет им управлять. С целью повышения эффективности его использования была создана специальная технология под названием тайм-менеджмент. Теперь любой может научиться управлять временем при выполнении различных задач и целей.

Тайм-менеджмент представляет собой совокупность действий, направленных на упорядочение временных затрат на решение различных задач. Простыми словами, под этим понятием скрывается распределение, учет и оперативное планирование данного ресурса. Существует несколько основных принципов управления временем:

планирование и фиксирование плана действий;
расстановка приоритетов;
фокусировка на главном;
анализ опыта.

Планирование – это фундамент, на котором строится вся технология тайм-менеджмента. Данный принцип позволяет быстрее добиваться решения поставленных задач и освободить время на восстановление сил и отдых.

Важным моментом является фиксирование плана действий. Это можно делать двумя способами:

в электронном виде (на компьютере или мобильном гаджете);
на бумаге (в органайзере или блокноте).

При этом не нужно строить планы «в уме». Особенно это актуально для тех, кто только изучает основы тайм-менеджмента. Данный принцип обусловлен тем, что человек, который не записывает свои цели, подсознательно не отвечает за их выполнение.

Наиболее эффективный инструмент для планирования – это диаграмма Ганта. Она представляет собой графический способ отображения порядка достижения целей и продолжительность этого процесса. Диаграмма состоит из полос, каждая из которых отвечает за выполнение отдельной задачи. Конечные точки – начало и завершение работы над проектом.

Расстановка приоритетов

Еще один важный принцип тайм-менеджмента – расстановка приоритетов. Данный процесс подразумевает сортировку задач в порядке убывания уровня их важности. Чтобы расставить приоритеты, обычно используется 3 методики:

квадранты Кови;
матрица Эйзенхауэра;
принцип мишени.

Квадранты Кови предусматривают деление всех задач на 4 части:

важные и срочные;
важные, но несрочные;
срочные, но неважные;
несрочные и неважные.

Успешные люди, использующие методы Кови, предпочитают сначала уделять свое внимание второму квадранту. Выполняя важные, но несрочные цели, они экономят время при выполнении других задач.

Самым распространенным вариантом считается принцип Эйзенхауэра. Он предусматривает создание некой анкеты, состоящей из ряда вопросов, позволяющих определить срочность и важность той или иной задачи. Используя этот принцип, можно классифицировать все цели и построить иерархию дел.

Данная методика предусматривает использование матрицы Эйзенхауэра, которая похожа на квадранты Кови. В соответствии с принципами ее построения дела также делятся на срочные и несрочные, важные и неважные.

К популярным способам расстановки приоритетов также стоит отнести «принцип мишени». В этом случае человек сначала пытается выполнить те задачи, которые первыми попали в его поле зрения. Он не разделяет свои цели на важные и неважные, поэтому, используя этот принцип, не стоит рассчитывать на продуктивные результаты своей деятельности.

Фокусировка на главном

Рассматривая принципы эффективного тайм-менеджмента, также стоит вспомнить о фокусировке на главном. Другими словами, успешный человек не должен распыляться на выполнение второстепенных задач.

Данный принцип особенно важен для мам и женщин, которым обычно необходимо выполнить огромное количество дел. Опыт подобного «семейного» тайм-менеджмента говорит о том, что фокус на главном дисциплинирует. Многие мамы, использующие данный принцип, утверждают, что сделав все самое важное утром, они освобождают обеденное и вечернее время.

Анализ опыта

Чтобы никогда не задаваться вопросом, как все успевать, успешные люди рекомендуют анализировать время, потраченное на выполнение той или иной работы. Желательно проследить свой опыт хотя бы на протяжении одной недели.

Классифицировать расход времени можно по-разному. Одни группируют дела по важности, другие разделяют их на технические и творческие, третьи – на отдых, работу и т.д. В ходе анализа следует подсчитывать не только время, но и объем сил, потраченных на выполнение цели.

Проанализировав свои действия, можно найти «слабые места», которые в дальнейшем позволят существенно увеличить продуктивность и сэкономить такой ценный ресурс как время.

Большинство людей привыкло измерять время часами, минутами и секундами. Однако основные принципы тайм-менеджмента учат нас измерять жизнь событиями. В соответствии с этим утверждением основным жизненным принципом человека, использующего технику тайм-менеджмента, является расстановка приоритетов. Кроме того, искусство управления временем учит:

правильно расставлять цели;
анализировать произошедшие события;
планировать свои действия;
сохранять порядок в делах;
постоянно искать мотивацию.

Существует различные подходы к классификации тайм-менеджмента. Большинство специалистов делит эту технику управления временем на 3 вида:

личный;
профессиональный;
социальный.

Многие наши современники стремятся к гипер-продуктивности.

Наверняка, вы знаете людей, которые снуют от задачи к задаче, постоянно проверяют электронную почту, что-то организовывают, куда-то звонят, выполняют поручения и т.д.

Люди, которые это делают, часто разделяют мнение, что «быть постоянно занятым» означает, что вы упорно трудитесь и становитесь все более успешным.

Такое убеждение может быть справедливо лишь до определенной степени, и оно часто приводит к бессмысленной «производительности», то есть к постоянной потребности что-то делать и к склонности тратить время на мелкие задачи. Но лучше применить другой подход.

Работать надо умнее, а не усерднее

Старая пословица гласит, что работать надо умнее, а не усерднее. Это утверждение следует брать за основу при подходе к работе любого рода.

Вместо роботизированного подхода к решению задач, необходимо задаться вопросом, что можно сделать более рационально или вовсе исключить из списка намеченных дел.

Эффективно управляя своим временем, вы не задаетесь вопросом, как можно выполнить больше задач за день, а стараетесь упростить и ускорить процесс, чтобы избежать перенапряжения.

Речь идет о высвобождении места в вашей жизни для отдыха и приятного времяпрепровождения.

В сутках действительно достаточное количество часов, чтобы заняться всем, чего бы вы хотели, но это время нужно выявить.

Мы надеемся, что этот список из 21 совета подтолкнет вас в правильном направлении.

Помните о том, что есть бесчисленные фишки и уловки, чтобы эффективно планировать свое время. Мы находим эти советы полезными, хотя у вас может быть свое мнение по этому поводу.

Пусть этот список послужит катализатором, чтобы вы регулярно думали о том, как повысить результативность собственного труда.

1. Главное внимание главным вещам.

Самые важные задачи выполняйте в первую очередь. Это золотое правило тайм-менеджмента. Ежедневно определяйте два-три задачи, которые находятся в приоритете и выполняйте их в первую очередь.

Как только вы их завершите, день уже можно считать успешным. Переходите к другим вещам или отложите остальное не следующий день, ведь самые важные дела вы уже совершили.

2. Научитесь говорить «нет».

Решение большого количества задач за ограниченное временя может научить вас жонглировать различными проектами и управлять своим временем. И это превосходно.

3. Уделяйте сну, по крайней мере, 7-8 часов.

Некоторые люди думают, что жертвовать сном это хороший способ увеличить производительность и высвободить пару дополнительных часов в сутках. Но это не тот случай.

Большинство из нас нуждаются в 7-8 часах сна, чтобы и тело, и разум функционировали оптимально. Вы это почувствуете, прислушайтесь к своему организму. Не стоит недооценивать значение сна.

4. Полностью сконцентрируйтесь на поставленной задаче.

Закройте все остальные окна браузера. Положите телефон в беззвучном режиме вне поля зрения. Найдите себе тихое укромное место для работы или включите музыку, если она вам помогает (мне, например, иногда нравится слушать классическую музыку или звуки природы).

Сконцентрируйтесь на одной-единственной задаче, погрузитесь в нее. Ничто другое не должно существовать в этот момент.

5. Начните раньше.

Почти все из нас страдают синдромом «откладывания на потом». Кажется, задача настолько простая, что вы всегда успеете ее выполнить и в конечном итоге затягиваете время.

Избавляйтесь от хронической прокрастинации, так как гораздо приятнее избежать перенапряжения, заранее выполнив запланированные дела. Это не так сложно, достаточно вашей твердой решимости.

6. Не отвлекайтесь на второстепенные детали.

Мы часто затягиваем проекты, слишком долго зацикливаясь на мелких деталях. Это характерно для перфекционистов.

Но гораздо эффективнее продвигаться вперед, выполнить больший объем проекта, отбросив прежнее желание во что-то постоянно углубляться. Лучше поскорее все выполнить, а по завершении пересмотреть отдельные моменты.

7. Превращайте в привычку регулярные задачи.

Если у вас есть регулярные обязанности, (например, написание статей для собственного блога и т.д.) вы можете их планировать и сделать своей привычкой. Делайте это ежедневно и не меняйте распорядка, тогда ваш мозг дисциплинируется и занятие превратится в привычку. Оно становится вполне естественным и приятным. Попробуйте!

8. Контролируйте количество времени, потраченное на ТВ / Интернет / игры.

Время, проведенное в соцсетях, за играми или просмотром телевизора может и должно подвергаться контролю. Попробуйте определить для себя количество часов, проведенных за перечисленными занятиями. Как правило, они отвлекают вас гораздо больше, чем вы хотели бы.

9. Определяйте временной лимит для каждой задачи.

Вместо того, чтобы просто сидеть над проектом с мыслью: «я просижу здесь, пока все не выполню» , попробуйте перефразировать: «я поработаю над этим заданием три часа» .

Ограниченность во время подтолкнет вас к сосредоточенности и большей эффективности, даже если немного позже вы вернетесь и доработаете.

10. Оставляйте временной зазор между задачами.

Когда мы несемся от задачи к задаче, нам сложно оценивать свои действия и оставаться сосредоточенными и мотивированными.

Перерыв между делами может стать глотком свежего воздуха для нашего мозга. Вы можете недолго прогуляться, помедитировать или сделайте что-нибудь другое для умственной разгрузки.

11. Не думайте о тотальности списка ваших дел.

Один из самых надежных способов сокрушить себя, это подумать о громадности списка дел. Сколько бы вы о нем ни думали, короче он не станет.

В конкретный момент времени необходимо сосредоточиться на одном деле. Это одна-единственная задача. Выполняйте все поэтапно. Сохраняйте спокойствие.

12. Физические упражнения и питание.

Многочисленные исследования связывают производительность труда со здоровым образом жизни. Достаточное количество сна, физические упражнения и здоровое питание повышают уровень энергетического заряда, очищают разум и позволяют вам легче сосредоточиться.

13. Делайте меньше.

«Делайте меньше » это еще один способ сказать «делайте то, что важнее всего ». Такая тактика опять-таки подразумевает сосредоточение на наиболее значимых вещах.

Остановитесь, определите первостепенность задач и уделите им внимание. Выполните меньшее количество дел, но они должны быть приоритетными и иметь большую ценность, чем остальные.

14. Используйте выходные, но не переусердствуйте.

Если поразмыслить, вы удивитесь, обнаружив насколько можно уменьшить нагрузку в течение недели, немного поработав в выходные дни. Всего лишь 2-4 часа в день. Ваш досуг почти не пострадает.

15. Систематизируйте процесс.

Организованность сэкономит вам массу времени, и для этого вам не обязательно становиться самым организованным человеком в мире. Систематизировать свой труд совсем не сложно.

Создайте систему в регистрации документов. Убедитесь, что все элементы сохраняются соответствующим образом. Отпишитесь от ненужных рассылок и разгрузите свою электронную почту. Оптимизируйте, упорядочивайте и рационализируйте.

16. Заполняйте свободное время.

Как правило, у каждого есть незаполненное время. Это часы, проведенные в залах ожидания, в магазинных очередях, в общественном транспорте, на эллиптических тренажерах и т.д.
Найдите вещи, которые вы могли бы при этом делать. Чаще всего подойдет чтение, и не забывайте об аудиокнигах, которые можно слушать во время ожидания.

17. Изолируйтесь.

Никаких отвлечений, никаких оправданий. Иногда единственный способ что-то сделать, это закрыться у себя в комнате. Изолированность многим помогает.

18. Придерживайтесь плана действий.

Отчасти мы об этом упоминали, но не лишним будет повторить. Не отклоняйтесь от намеченного плана!

Решительно придерживайтесь запланированных дел, будьте профессионалом и идите до конца. Твердая воля и непоколебимость приведут вас к намеченной цели.

19. Связанные задачи выполняйте вместе.

Допустим, что за выходные вам нужно сделать два задания по программированию, написать три эссе и снять два видео. Вместо того, чтобы браться за работу в спонтанном порядке, определите группы подобных задач и выполняйте их последовательно.

Различные задачи требуют различного типа мышления, поэтому имеет смысл позволить своему мозгу продолжить выполнять типовые задания, а не переключаться лишний раз на что-то иное.

20. Находите время для тишины.

В современном мире слишком многие люди постоянно находятся в движении и не находят времени, чтобы просто остановиться. Тем не менее, практика тишины обладает удивительным эффектом. И действие, и бездействие должны играть ключевую роль в нашей жизни.

Наибольшую продуктивность от работы можно получить, составив подробный и последовательный план действий. Для успешного продвижения по карьерной лестнице желательно придерживаться основных принципов тайм – менеджмента, которые базируются на нескольких постулатах, это:

Умение верно ставить цели;

умение правильно определять жизненные приоритеты;

варьировать инструментами планирования;

наработка необходимых привычек.

Эффективный тайм-менеджмент подразумевает, что цель должна быть конкретной, реальной, измеримой и конечной. Умение правильно определять жизненные приоритеты заключается в способности выбрать из множества целей наиболее весомую и важную на данный момент.

Принципы менеджмента - это фундаментальные истины (или то, что считается истиной в настоящий момент), на которых строится система управления в целом или отдельные ее части.

Принципы построения и логика внедрения корпоративных стандартов организации времени, как нового способа корпоративного внедрения тайм-менеджмента (в отличие от традиционного корпоративного обучения тайм-менеджменту), включающие схему сочетания «добровольных» и «принудительных» этапов внедрения, уровни формирования стандартов, а также типовые компоненты корпоративных стандартов тайм-менеджмента были разработаны Архангельским Г.А. в 2005 году.

Как и любая наука, тайм-менеджмент имеет определенные принципы, на которых и базируется. Они, по большей части, имеют изначально практический характер, однако уже переросли в научно-методический.

Самый главный принцип – это принцип целесообразности , который предполагает делать только то, что вам действительно необходимо, и не делать того, что вам не нужно.

«Поглотители времени» у сотрудников достаточно стандартны: чрезмерная трата времени на совещания, выяснение мелочей, заваленный бумагами стол, запутанная система рабочих папок, постоянные прерывания (звонки, беседы). От офиса к офису эти проблемы одинаковы, но порой в ходе тренинга или семинара рождаются интересные идеи, которые потом приживаются и становятся стандартом. Например, система флажков, когда красный флажок на столе означает «занят» и предполагает, что сотрудника не следует отрывать от работы, кроме неотложных вопросов. Иногда сотрудники фирмы приходят к необходимости создания собственного «языка» внутри компании, когда размытые понятия «сегодня», «завтра», «вечером» и «скоро» означают конкретное время (сегодня – до 18.00), это помогает избежать многих проблем.

Планирование – второй принцип тайм менеджмента, согласно которому необходимо выделять на запас 40% времени на случай непредвиденных, форс-мажорных обстоятельств.

Третий принцип заключается в объединении мелких дел в одно и разбивке крупного дела на несколько, в результате чего, каждое дело должно иметь продолжительность 30-90 минут.

Принцип четвёртый предполагает необходимость пятиминутного отдыха через каждый час работы.

Пятый принцип заключается в использовании зон внимания для организации рабочего места: центральной, ближней и дальней.

Шестой принцип учит делать в первую очередь самые важные дела, начинать день с самых трудных, неприятных задач.

Седьмой принцип призывает классифицировать все свои дела на 4 категории: срочные и важные, несрочные и важные, срочные и неважные, несрочные и неважные. Делать необходимо только первые две категории дел, а другие дела можно делегировать, выполнить позже, или отказаться от них.

Нехватка времени – проблема скорее психологическая – человек недостаточно уверен в себе, у него нет четкого представления о своих целях, он не в состоянии расставить приоритеты, поэтому у него ни на что не хватает времени. Сэкономить время можно, правильно расставив приоритеты. Матрица Эйзенхауэра (см. приложение 1), или Принцип Эйзенхауэра - техника расстановки приоритетов, использование которой позволяет выделить важные и существенные дела и решить, что делать с остальными. Считается, что именно 34й президент США Дуайт Эйзенхауэр предложил ее и сделал стандартом своей работы. Эйзенхауэр выделил следующие 4 категории дел по критериям – важности и срочности:

A) Важные и срочные. Нужно сделать немедленно, если такие дела у вас есть.

B) Важные и несрочные. Самые «обиженные», наиболее ущемляемые дела, связанные с собственным развитием, обучением сотрудников и т. п. Часто дела типа А появляются из-за пренебрежения делами типа В.

C) Неважные и срочные. Эти дела очень любят маскироваться под дела А. Человеку свойственно путать срочность и важность: всякое срочное он автоматически считает важным. В основном именно дела С создают в фирмах атмосферу непрерывного кризис-менеджмента, суматохи.

D) Неважные и несрочные. Эти дела нужно «финансировать по остаточному принципу». Но они часто приятны и интересны, поэтому с них начинают трудовой день, убивая ими лучшие рабочие часы.

Восьмой принцип заключается в том, что заниматься следует только интересными для вас делами – это является показателем вашего профессионализма: организованности во времени и пространстве.

Хронометраж - метод изучения затрат времени с помощью фиксации и замеров продолжительности выполняемых действий. Относится к отечественной традиции в истории развития тайм-менеджмента. Хронометраж позволяет провести «аудит» и «инвентаризацию» времени, выявить «поглотителей времени». Для того, чтобы провести хронометраж рекомендуется записывать все свои дела с точностью до 5-10 минут в течение хотя бы двух недель.

Список задач (to do list) – это принцип построения перечня запланированных действий. Он позволяет не держать в голове множество запланированных задач и не забывать даже мелочи. Стоит только помнить, что список лучше делать на ближайшее время, а не на длительные сроки.

Диаграмма Ганта (см. приложение 2) - это один из наиболее удобных и популярных способов графического представления времени выполнения задач. Каждая линия в диаграмме представляет один процесс, наложенный на шкалу времени. Задачи и подзадачи, составляющие план, размещаются по вертикали, по горизонтали задается временная шкала. Начало, конец и длина отрезка на шкале времени соответствуют началу, концу и длительности задачи. На некоторых диаграммах Ганта также показывается зависимость между задачами. Диаграмма может использоваться для представления текущего состояния выполнения работ: часть прямоугольника, отвечающего задаче, заштриховывается, отмечая процент выполнения задачи; показывается вертикальная линия, отвечающая моменту «сегодня». Диаграмма Ганта дает возможность:

Увидеть и визуально оценить последовательность задач и их относительную длительность;

Сравнить планируемый и реальный ход выполнения задач;

Детально проанализировать реальный ход выполнения задач. На графике отображаются интервалы времени, в течение которых задача: выполнялась, была приостановлена, возвращалась на доработку и т.д.

Принцип Парето, согласно с которым 20% усилий дают 80% результата, а оставшиеся 80% усилий – только 20% результата. В применении к тайм-менеджменту этот принцип звучит как «20% дел и затраченного времени дают 80% результата, а 80% дел и затраченного времени – лишь 20% результата. Этот принцип гласит, что необходимо выделить 20% дел, дающих максимальный результат, и начинать именно с них.

Дословно переводится термин с английского языка «управление временем». Конечно, никто не может научиться, в прямом смысле управлять временем, но у каждого из нас есть уникальная возможность попытаться использовать науку, под названием тайм-менеджмент с максимальной для себя эффективностью и продуктивностью. Термин этот ничто иное, как весьма оперативное планирование, позволяющее эффективно распределять своё время. В разных словарях по-разному характеризуют данное понятие, но смысл один – это особый научный подход, благодаря которому есть возможность повысить уровень эффективности от организации своего времени. Опытные тайм-менеджеры всегда говорят о том, что можно работать меньше, но получать в несколько раз больше.

Современный мир погряз в интернете и в частности в социальных сетях, поэтому люди относятся к течению времени с особым презрением и в какой-то степени даже с нерациональностью, не успевают жить полной жизнью. Проще всего тратить его как придётся, лишь бы день до вечера. Вы просто обязаны освоить важные знания, которые позволят со всей продуктивностью распоряжаться своим временем, не тратить его на всякую ерунду, то есть на какие-то бесполезные занятия. Необходимо стремиться выполнять любую работу с минимальными затратами и обращать внимание на то, как вокруг вас изменится мир постепенно, шаг за шагом, вы будете открывать для себя его преимущества. Всегда отдавайте преимущества только тем занятиям, которые приносят вам колоссальное удовольствие и вдохновляют двигаться дальше уверенно к своей цели. Вопрос управления временем является актуальной темой на сегодняшний день для каждого человека. Благодаря эффективному развитию этого полезного навыка вам удастся в несколько раз повысить личную производительность. Тайм-менеджмент словно волшебная палочка, обязательно расставит всё по своим местам, позволит успевать делать все дела и не отвлекаться на второстепенные факторы.

История тайм-менеджмента

Научный подход к процессу организации времени нельзя назвать новым, ведь история его возникновения уходит в далёкое прошлое. Сенека – великий философ и мыслитель, который жил более 2000 лет назад в Древнем Риме предложил ввести политику разделения времени: на то, которое было потрачено с какой-то пользой и совершенно бесполезное. Сенека решил ежедневно фиксировать в письменном виде, на что конкретно он тратил большую часть своего времени и мыслитель выделил особый термин – заполненности. То есть, это особый период времени, который он потратил с пользой для себя. Его записи легли в основу понятия «личная эффективность», оно актуально по сей день. Писатель и учёный Альберти, уроженец Италии и представитель 15 века говорил о том, что те люди, которые научились управлять своим временем с пользой всегда и во всём будут успешными.

Он выделил два правила, которыми стоит руководствоваться:

Ежедневно с самого раннего утра составлять список дел.
Дела расставлять в списке по уменьшению их важности.

Эти принципы так бы и остались теорией, если бы в конце 80-х годов прошлого века тема не стала постепенно переходить от теории к заветной практике. Необходимо научиться управлять временем каждому человеку, начальникам и подчиненным. Люди должны правильно рассчитывать собственными активами, благодаря которым можно смело наслаждаться жизнью во всех её проявлениях. Однако тут есть одно «но», ведь, по сути, тайм-менеджмент нужен далеко не всем, не правда ли? Многие люди просто стремятся «убить время» и тогда можно смело назвать тайм-менеджмент неактуальной дисциплиной, но лишь для этого человека. Очень важно разобраться в себе и определиться, на самом ли деле вам не хватает времени и куда бы вам очень хотелось деть свободные минутки, дни и недели, когда они появятся.

Основные части тайм-менеджмента:

строгий контроль времени;
процесс оптимизации временных ресурсов;
планирование;
мотивация.

Очень важно научиться управлять временем правильно, и это необходимо не только для рабочего процесса, но и для жизни в целом. Люди, которые сумели постигнуть это великое искусство, успешны не только в личной, но и в профессиональной жизни. Благодаря эффективному тайм-менеджменту есть возможность осмыслить каждый свой поступок, рассматривая его с точки зрения целесообразности и в дальнейшем как часть самосовершенствования .

Можно ли управлять временем: основные мифы

Можно смело говорить о том, что существует несколько основных стереотипов, которые касаются управления времени. Кто-то говорит с уверенностью о том, что тайм-менеджмент необходим человеку только для организации рабочего процесса и на территории стран СНГ можно назвать, данную методику совершенно неэффективной из-за особенностей менталитета. Человек чувствует, что его постепенно начинают зажимать в тиски, угнетать и это лишает его воли и свободы.

Миф №1. Никому не удастся управлять временем

С одной стороны данное утверждение является вполне обоснованным и рациональным, но в то де время ошибочным с точки зрения своего содержания. Действительно невозможно управлять временем, но можно в значительной степени замедлить его ход, или даже на несколько мгновений остановить. Начать необходимо с себя, и если вы научитесь управлять собой, руководствоваться правильными решениями и действиями, тогда смело можно расставить все приоритеты. Об этом нам рассказывает тайм-менеджмент, об управлении собственной жизнью. Очень важно подходить разумно и прагматично к действиям и стараться управлять собственным временем, и вы обратите внимание на то, как много остаётся свободных минут или даже часов, которые можно смело потратить на нечто другое. Такой подход к делу позволяет действовать максимально осознанно и обдуманно.

Каждый успешный человек привык строить планы и руководствоваться действиями, которые приводят к максимальной продуктивности. И вроде работают они столько же, сколько обычный человек в офисе, но получается у них как-то больше всего сделать и весьма продуктивно со стороны это выглядит. Секрет кроется в том, что они успевают сделать гораздо больше дел и это сказывается на их жизненных достижениях.

Миф №2. Работы станет ещё больше и выполнять её нужно будет с большей интенсивностью

Человек, который много работает и пренебрегает при этом своим отдыхом, гораздо быстрее устаёт и это прямой путь к возникновению депрессии. Вы должны стремиться снизить объём выполняемой работы и при этом зарабатывать гораздо больше год от года. Как же это можно сделать? Необходимо руководствоваться планом, и стараться отделять важное от второстепенного – вот и весь секрет успеха. Производительность не должна расти за счёт вашей скорости выполнениях тех или иных работ. Необходимо повышать личную результативность и постараться при этом исключить все ненужные задачи, посредством устранения «хронофагов» либо же «пожирателей времени».

Хронофагами называют многочисленные дела, которые являются совершенно бессмысленными. Их каждый человек выполняет в течение дня и даже не задумывается о том, являются ли они на самом деле целесообразными или же нет? Зачем по несколько раз проверять почту, листать ленту в социальных сетях часами и вести задушевные разговоры с коллегами, ведь всё это действительно лишено какой-либо смысловой нагрузки. Люди склонны просто откладывать на потом какое-то дело и не возвращаться к нему, пока не нужно будет в срочном порядке уже решать вопрос. В психологии это называется «прокрастинацией ». Но стоит только отбросить мелкие дела и признать для себя важность и значение всех многочисленных текущих задач – у вас попросту не будет времени на выполнение хронофагов.

Миф №3. Выполнять любые действия нужно будет строго по расписанию, и это лишит свободы выбора и действий человека

Признайтесь честно себе, наверняка и вы очень боитесь в один прекрасный день превратиться в робота, который выполняет всю работу автоматически. Но ведь даже у таких механизированных устройств есть собственные устойчивые шаблоны поведения, а также сформированные привычки. Если вы научитесь управлять собственным временем, вам удастся создавать свободу, но уж никак не ограничивать ей, запомните это. Тайм-менеджемент необходим каждому, кто стремиться научиться рационально распределять собственные жизненные ресурсы, и сделать это максимально эффектно и с пользой для себя.

Ежедневно в плане на день у вас должно быть больше четырёх важных дел, профессиональные и личные в том числе. Всё, что вы считаете нужным, и важным обязательно стоит занести в свой список дел и руководствоваться им на протяжении всего дня. Даже если вы домохозяйка и привыкли проводить день в рутине, вам обязательно стоит воспользоваться советом и составить план. Планирование позволит вам максимально эффективно достигать важных целей и освобождать время для отдыха, похода с друзьями в кино, общения с родными и т.д. Только благодаря тайм-контролю вам удастся достичь результата гораздо быстрее и с минимальными затратами. Не думайте, что жизнь по расписанию будет угнетать вас или заковывать ежедневно в какие-то рамки. Благодаря организации труда вы сможете много добиться в жизни, творческий подход ещё никто не отменял, поэтому можете им смело руководствоваться.

О планировании времени: принципы тайм-менеджмента

Пора уже перейти от слов к делу и на практике посмотреть, как же можно научиться управлять временем и с чего именно стоит начать планирование и контроль за временем и действиями. Будьте готовы к тому, что у вас точно возникнут трудности на пути достижения заветной цели, но только благодаря настойчивости вам удастся добиться поставленной цели.

Принцип №1. Нужно планировать каждое своё действие

Очень важно завести полезную привычку, под названием планирование и на ближайший день расписывать свои планы, можно даже на неделю вперёд. Этот подход имеет практическое значение в любой работе и совершенно не важно, вы в офисе сидите или же работаете у станка. Благодаря чёткому плану можно сэкономить время, повысить свою продуктивность. Даже если каждое ваше действие сковано какой-то инструкцией от начальства, всегда можно выполнить работу оперативно и потратить гораздо меньше времени, чем обычно. Всегда записывайте свои цели, не важно в электронном виде или в письменном – главное записать.

Занимайтесь планированием своего дня, составление списка заданий и важных целей позволит вам уверенно двигаться вперёд с особой продуктивностью, не отклоняясь при этом от курса. Очень важно дробить большие задачи на несколько частей. Можно смело делить объёмные дела, выделяя несколько подзадач, и не рекомендуется хвататься за какой-то масштабный проект, заранее не взвесив все «за» и «против». Должно оставаться немного времени на так называемый форс-мажор, который у вас может возникнуть в течение дня, это непредвиденные обстоятельства к которым должен быть готов каждый.

Принцип №2. Постановка целей и задач

Всё начинается с планирования, ведь без него вы точно не сможете добиться поставленной цели. Постарайтесь прямо сейчас сформулировать основную цель, которую обязательно стоит разбить на несколько активных задач. Этот навык называется «декомпозиция целей», и есть возможность у каждого человека постепенно на практике перейти от общих целей к частным. Цель должна быть:

конкретной;
измеримой вами;
достижимой за какой-то промежуток времени;
актуальной, стоит разобраться в том, действительно ли она вам поможет в достижении собственных целей.

Благодаря чётко сформулированной цели, у вас есть возможность последовательно прийти к её выполнению и благодаря этому вы в значительной степени сократите время на выполнение этой работы. Залогом успеха является чётко сформулированная цель.

Принцип №3. Фиксирование плана действий

Обязательно стоит после каждого выполненного задания фиксировать план своих действий, ведь это очень важно. Можно выделить несколько рабочих инструментов, которые позволят из сухой теории, посмотреть на практике как это будет выглядеть и только благодаря наглядным примерам это возможно. Один из методов «Диаграмма Ганта», который заключается в том, что следует разбить задачу на несколько основных этапов, и выполнить каждый из них последовательно. Не забывайте указывать временные рамки, которые отводятся для того или иного проекта и очерёдность выполнения каждой из задач. Можете смело группировать несколько однотипных задач, а более объёмные ещё на несколько последовательных задач разбивать. Наглядный план позволит в значительной степени сэкономить своё время и быстро если нужно включиться в рабочий процесс.

Принцип №4. Правильно расставленные приоритеты

Многое зависит от того, в какой момент вам удалось определить главную цель и если вы сделали это на начальных этапах – успех не заставит себя долго ждать. Основная задача – стараться уверенно двигаться вперёд и выполнять каждую задачу последовательно, не откладывая на потом. Можно использовать принцип «АБВ», то есть стараться «А» — самое важное делать в течение дня, «Б»- менее важное задание выполнять после важного и «В» — это второстепенные задачи. Первое в списке всегда самое главное, то что пришло вам сразу на ум. Обычно это сложные задачи, но не стоит сдаваться и опускать руки, лениться, испытывать страх и т.д. После выполнения сложной задачи вам станет гораздо легче продвигаться вниз по списку, и вы сумеете самостоятельно оценить эффективность деятельности на данном жизненном этапе. Начните с утра с самого сложного и неприятного, это называется «съесть лягушку на завтрак».

Принцип №5. Всегда нужно начинать с главного

Чтобы добиться успеха, очень важно научиться фокусироваться на поставленных в первую очередь целях. Тайм-менеджмент учит не отвлекаться на какие-либо посторонние и второстепенные факторы, просто уверенно двигаться вперёд и стараться правильно распределять задачи, которые в приоритете и это позволит вам быть максимально продуктивными в выполнении того или иного задания. Время- это процесс, который невозможно восполнить, это самый ценный ресурс на планете. Вы можете потратить деньги и потом их заработать, но время вернуть уже не удастся. Второстепенные дела не должны рушить статистику вашей продуктивности, постарайтесь научиться управлять временем, можно смело экспериментировать с разными техниками:

делегирование – способ, позволяющий поручать выполнение своих дел другим людям;
умение вовремя сказать «нет», вы избавите себя от новых поручений и обязанностей, которые могли бы внезапно свалиться на голову.

Принцип №6. Анализ собственного опыта и создание новых принципов тайм-менеджмента

Важно время от времени оглядываться назад, чтобы сделать правильные выводы и понять, в каком направлении стоит дальше двигаться. Может, вовсе и не стоит менять то самое заветное направление и вас всё устраивает, либо же можно умело подкорректировать процесс и постараться принять меры по исправлению тех аспектов, которые не нравятся. Постарайтесь провести анализ ситуаций, в которых пострадали ваши личностные ресурсы.

На проблему стоит смотреть с разных сторон, чтобы разобраться в ситуации. Если вам кажется, что постепенно вы утратили контроль над какой-то задачей, либо же слишком глубоко в неё углубились, всё равно не нужно останавливаться на достигнутом, важно провести процесс оптимизации своих действий. Смело создавайте собственные правила и старайтесь ими руководствоваться. Лишь тот, кто старается вовремя всё исправить и усовершенствовать обязательно достигнет заветного успеха, и невыполнимая миссия уже не покажется вам такой сложной. Тайм-менеджмент помогает лишь тем, кто готов следовать его правилам ежеминутно, пополняя багаж новыми знаниями, которые можно смело черпать из книг.

Посей мысль и пожнешь поступок; посей поступок и пожнешь привычку. Посей привычку и пожнешь характер, посей характер и пожнешь судьбу.
У.Теккерей

Тайм менеджмент или управление временем — очень важный навык, которым должен владеть каждый руководитель, каждый родитель и вообще – каждый взрослый человек, который хочет достигать определенных результатов в своей жизни.

Катастрофическая нехватка времени на личную жизнь и семью – с этим сталкивается практически тот, кто не умеет грамотно им распорядиться. В погоне за достижениями, человек сталкивается с быстрой утомляемостью, стрессом и апатией. Как управлять временем? Как грамотно структурировать день, чтобы успевать не только все, что необходимо, но и все, что хочется?

Тайм менеджмент – это методика правильного управления временем, позволяющая повысить продуктивность и производительность человека. Она включает в себя 3 ключевых момента:

Грамотная расстановка приоритетов.
Распределение ресурсов, которые потребуются на достижение поставленных целей.
Оптимизация рабочего процесса.

Даже благодаря основам тайм менеджмента, можно научиться управлять не только рабочим временем, а также уделить внимание семье, заняться хобби и саморазвитием, да и просто – остановиться на мгновение и получить удовольствие.

Техника позволяет не только грамотно осуществлять поставленные задачи, но и заниматься любимыми делами.

Принципы тайм менеджмента

Амбиции некоторых людей – безграничны, а собственные ресурсы – всегда ограничены. Тайм менеджмент помогает правильно организовать и спланировать время, грамотно расставляя приоритеты, вычленяя важное и первостепенное, отбрасывая несрочное или факультативное.

Следует подчеркнуть, что для того, чтобы применять основные принципы тайм менеджмента на практике, необходимо отказаться от иллюзий насчет своей организованности. Если только человек считает, что способен успеть все на свете, он обречен на неудачу. Но если он умеет адекватно оценивать свои возможности и знает, что в сутках всего 24 часа (плюс нужно время на сон и отдых!) – он вполне сможет повысить свою продуктивность.

Тайм менеджмент и простые способы управления временем можно использовать как индивидуальный или коллективный навык. Для организации командной работы сначала нужно разобраться со своими мотивами и планами, а затем – помочь сделать это другим людям. Но не наоборот!

Правильная постановка целей

Большинство людей не знает, как правильно поставить перед собой цель. В результате чего, снижается активность и исчезает мотивация. Прежде всего, цель должна быть четкой, иметь конкретные сроки и осуществимой. Без этих критериев, она становится просто желанием человека и со временем перестает мотивировать.

Принцип Вильфредо Парето

Принцип Вильфредо Парето в тайм менеджменте заключается в определении жизненных приоритетов. Если другими словами, этот принцип еще называется закон 20 на 80. Смысл его в том, что если человеку необходимо достичь поставленных целей, то на 80% результат будет зависеть от 20% действий. Какие это будут действия, каждый решает для себя сам.

Рациональный подход к привычкам

Принцип подразумевает развитие правильных и полезных привычек. Они способствуют выполнению всех запланированных за день дел. Специалисты доказали, что для прививания хорошей привычки достаточно 3-х недель.

Здоровое, подтянутое и сильное тело – это не прихоть богатых людей, а насущная необходимость, инструмент, благодаря которому они могут справляться с высоким уровнем стресса, жить в быстром ритме и решать действительно сложные задачи.

Скажи мне, в чем твой план, и я скажу – кто ты

Грамотно управлять своим как рабочим, так и личным временем без ежедневного планирования просто невозможно. Под ним следует понимать перечень задач, которые нужно сделать за день.

Для этого человеку необходимо каждый вечер составлять план на следующий день, а вечером уже подводить итоги. Для работы удобно также использовать еженедельное, ежемесячное, ежеквартальное или ежегодное планирование. Есть те, кому нравится создавать планы на более длительный срок. Традиционным инструментом для эффективного планирования считается ежедневник, но помимо него можно пользоваться мобильными приложениями, многочисленными компьютерными программами или даже засечками на стене тюремной камеры.

По опыту бизнесменов и руководителей можно сказать, что никакой принципиальной разницы между бумажными или электронными планировщиками задач нет. А вот разница между теми, кто может, и кто не может создавать реалистичный план – есть.

С неудачей, торможением рабочего процесса и потерей мотивации непременно столкнется тот, кто нечестен с собой. Прежде, чем включать какой-либо пункт в свой график задач, следует внимательно прислушаться к себе и осознать свои мотивы. Быть в согласии с собой – это не менее важно, чем быть продуктивным.

Правила тайм менеджмента

Ни одна из методик не считается универсальной, которая подойдет абсолютно всем, даже тайм менеджмент. Однако, соблюдение правил тайм менеджмента помогает создавать свою индивидуальную систему управления временем, которая будет учитывать особенности и потребности человека.

Основные правила:

Личное время следует планировать, учитывая не только объективные факторы, но и субъективные, такие как настроение. Иметь вдохновение на какую-либо работу важно не только для представителей творческих профессий, но и для всех, кто хочет чувствовать себя счастливым, а не подавленным и опустошенным.
Если в списке дел на день много задач, нужно обязательно расставлять приоритеты, чтобы как можно раньше устранить муки совести. После того, как неотложные дела сделаны, можно либо продолжить действовать по плану, либо перенести остальное на другой день. Ни один человек не в состоянии круглосуточно быть безупречным и не отдыхать.
Очень поможет в правильном управлении временем использование в жизни принципа Парето. Необходимо найти те самые 20%, которые наиболее важны.
Человеку, который хочет изменить свою жизнь в лучшую сторону, следует носить список дел постоянно с собой и регулярно с ним сверяться, чтобы не упустить важные моменты.
При составлении списка дел необходимо учитывать индивидуальные биоритмы, ведь у каждого человека пики активности приходятся на разное время. В целом эндокринная система работает таким образом, что сложные дела проще всего делать до 12 часов дня. Но длительные привычки, например, многолетний опыт работы по ночам, тоже нужно учитывать.
Никогда не стоит работать отрывками, если браться за одно дело, лучше его довести до конца и только потом уже приступать к другому. Фокусироваться сразу на нескольких задачах гораздо сложнее, чем на одной.
Необходимо постоянно мотивировать себя, только не в коем случае не принуждать. Мотивация должна быть положительной. Обещание удовольствия, награды или облегчения работает лучше, чем давление, принуждение или шантаж.
Если для выполнения задания потребуется не более 10-ти минут, следует его выполнить сразу, не откладывая на потом.
Все запланированные дела должны быть выполнимыми и достаточно простыми. Большую задачу нужно дробить на множество более простых и понятных этапов.

Все правила необходимо корректировать по ситуации, рассматривать, как полезный совет, а не как аксиому. Спустя некоторое время планирование времени станет приятной привычкой.

Список дел, как считают психологи, лучше составлять в настоящем времени и от первого лица. Такая уловка будет мотивировать к действию.

Как управление временем влияет на жизнь?

Тайм менеджмент в жизни позволяет за короткие сроки реализовывать больше творческих проектов, зарабатывать больше денег и получать больше удовлетворения.

Современные приемы тайм менеджмента отличаются гибкостью и разрешением на отдых, ведь специалисты давно отказались от жесткой мотивации себя или других людей. Разрешение на отдых, как это ни парадоксально, повышает работоспособность человека, помогает обрести свежий взгляд на задачи и достичь своей цели более быстрым и изобретательным способом.

Применение в жизни правил тайм менеджмента дает больше осознанности в повседневных делах, позволяет увидеть, на что тратятся минуты, дни и годы, подвести некоторые итоги своих действий.

Воспользовавшись даже основными методами тайм менеджмента, человек вскоре станет замечать, как меняется жизнь. Кроме того, состояние здоровья заметно улучшится, так как в распоряжении будет больше времени для отдыха.

Противоречивые мотивы

С точки зрения психологии есть разные взгляды на проблему мотивации и организации времени. Но все профессионалы так или иначе рекомендуют сначала разбираться с мотивацией, и только после этого приступать к составлению плана.

Приступая к проекту или задаче, полезно ответить себе на следующие вопросы:

Зачем мне это нужно? Что конкретно я хочу получить от этого дела? Обычно люди хотят простых и понятных вещей: денег, удовольствия, повышения самооценки. Помимо этого, они хотят заботиться о других людях, о своих подчиненных, коллегах, детях и родственниках. Осознание мотива поможет расставить приоритеты.
Есть ли в этой задаче что-то, что мне сложно сделать? Есть ли что-то, что меня раздражает, смущает, отталкивает, что вызывает гнев или любое другое неприятное чувство? Отвечая на этот вопрос, человек поймет, какое состояние будет саботировать его деятельность, вставлять палки в колеса и устраивать неприятные сюрпризы. С чувством, которое удалось обнаружить, не обязательно что-то делать, но его обязательно назвать и заметить в себе самом.
После такого упрощенного анализа своей мотивации, можно в любой форме составить план, прописать реалистичные сроки, и в назначенный час приступить к действиям.

Глядя на успешных людей, сложно представить, что они тоже имеют дело с конфликтом между страхом и желанием, между неуверенностью и стремлением. Кажется, что эти люди – цельные и целеустремленные, и не знаю никаких сомнений и тревог.

Это не так. Любой, кто начнет делать что-то сложное, новое или ответственное, обязательно почувствует кризис мотивации в какой-то момент. Справиться с этим, и вернуться к проекту, поможет самоанализ или консультация психолога.

Статьи по теме